Тема: Что поможет заставить сотрудников экономить не в ущерб бизнесу. Формулировка названия темы мне не очень понравилась, поэтому здесь я её переименовал. Но суть темы мне была близка и поэтому я с удовольствием принял приглашение, чтобы поделиться с коллегами своим опытом и потренироваться в публичных выступлениях.

• Слайд № 1

  Здравствуйте, Уважаемые Коллеги!

  Тема моей сегодняшней презентации:

  ЧТО ПОМОЖЕТ ЗАСТАВИТЬ СОТРУДНИКОВ ЭКОНОМИТЬ НЕ В УЩЕРБ БИЗНЕСУ.

  Немного представлюсь.

  Меня зовут Дмитрий.

  Я закончил МИФИ по специальности инженер-физик и МИРБИС (программу МВА) по специальности финансовый менеджмент. Имею публикации в журнале ФД.

• Слайд № 2

  В компании «Артпласт» я отвечаю за такие основные направления, как: управленческий учёт, экономика и анализ хозяйственной деятельности, внутренний контроль, бизнес-процессы и риск-менеджмент.

  Компания Артпласт – торгово-производственная компания на рынке В2В, это торговля п/э продукцией (пакеты, пакеты с логотипом заказчика, одноразовая посуда, хоз товары и упаковочная плёнка).

  Средняя численность торгового персонала 430 человек, у компании 11 филиалов в Москве (в том числе и крупно оптовый склад) и 4 региональных филиала: Нижний Новгород, Санкт Петербург, Ростов-на-Дону и Екатеринбург.

• Слайд № 3

  Для успешного (эффективного) решения любой задачи по отношению к её исполнителям необходимо соблюдение 2х ключевых условий:

  1. Нравится и хочу.

  2. Могу и получается.

  После чего можно выстраивать мотивацию.

  Пункты 1 и 2 проверяются на моменте отбора и конечно требуют внимания в процессе дальнейшей эволюции. Уже на этапе отбора можно также перед сотрудником ставить задачу об «экономии» наряду с непосредственными обязанностями.

• Слайд № 4

  У меня в отделе трудится 7 экономистов разной категории (младшие, старшие и в том числе старший экономист-контролёр), программист 1С и мотивация выглядит следующим образом:

  1. За любую идею, ведущую к улучшению - сотрудник получает небольшую премию (n).

  2. За реализованную идею – премию 5n плюс экономический эффект за месяц.

  Как правило, это относится к увеличению производительности труда.

  3. Если это разовое улучшение – то % от суммы экономии.

  4. Если экономический эффект подсчитать сложно, то включается субъективная оценка руководителя. Привязаться в данном случае можно к трудозатратам сотрудника на реализацию идеи.

  Идея и её эффект от реализации, трудозатраты на реализацию и срок окупаемости обсуждаются с руководителем и принимается решение о целесообразности внедрения идеи.

  Таким образом, каждый сотрудник может, как увеличить свой доход, так и принести пользу компании. И что самое ценное – присутствует элемент творчества и возможность проявить себя. Происходит взаимовыгодное сотрудничество сотрудника и компании, что в природе называется симбиозом.

• Слайд № 5

  В описанной выше модели каждый сотрудник – это центр генерации идей об экономии (в том числе повышения производительности) и их реализации.

  Также замечательна модель, когда выделяется сотрудник (на уровне отдела, компании), в обязанности которого входит инвентаризация обязанностей других сотрудников и основных и вспомогательных бизнес-процессов.

  В такой модели, выделенный сотрудник может, как находить узкие места, так и реализовывать их улучшение, а может только находить, а реализация будет передаваться сотруднику, непосредственно отвечающего за бизнес-процесс. Премия за эффект будет делиться в последнем случае в какой-то пропорции между двумя участниками.

  И наконец, очевидно, имеет право на жизнь третья модель – смешанная, когда каждый сотрудник нацелен на улучшение и есть выделенный сотрудник (помощник руководителя), задачей которого также является поиск улучшений.

  В моём отделе реализована именно третья модель. В том числе в отделе есть сотрудник, исследующий бизнес-процессы компании в рамках минимизации рисков.

• Слайд № 6

  Области применения экономии (увеличения производительности):

  1. Основная – это бизнес-процессы взаимодействия между сотрудниками и отделами.

  2. Локальная – это автоматизация в области программного обеспечения и

  3. бизнес-процесса самого сотрудника.

• Слайд № 7

  Таким образом, в отделе внедряется идея японской системы кайдзен.

  Кайдзен – это японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни. Кайдзен с японского языка переводится, как «непрерывное совершенствование».

  В отличие от инноваций, система кайдзен не требует больших инвестиций и внедрений с сопутствующими им рисками, является более гибкой и предполагает на длительном промежутке времени соответствующий успешным инновациям экономический эффект.

• Слайд № 8

  И в заключении немного о контроле.

  Каждому руководителю необходимо помнить о том, что:

  1. Подобная система требует определённых временных ресурсов, а значит денег. Оценить затраты компании на поддержание системы можно по простой формуле: 2*доход сотрудника в месяц*время на проект.

  2. Максимальный эффект данный подход принесёт при системном подходе (1-2 раза в год или чаще в зависимости от задач) и

  3. Самое главное – при непосредственной заинтересованности и участии самого руководителя.

  Есть много рассуждений на тему, как правильно воспитывать детей. Мне нравится такой ответ: делайте и поступайте сами так, как вы хотите, чтобы поступали ваши дети!

  Поэтому только личный пример руководителя будет поддерживать систему и воспитывать сотрудников.

  Сколько времени уделять? Всё зависит от запущенности ситуации и поставленных целях. В нормальных условиях – это 5-10-20% рабочего времени в зависимости от ранга сотрудника и решаемых им задачах и конечно есть прямая зависимость с размерами компании.

  Что такое, для примера оценки, 5% рабочего времени? Это 1 рабочий день или 8 рабочих часов в месяц или 25 рабочих минут в день. Разумеется в жизни не выделяется каждый день ровно 25 минут на такой проект. Реально – в процессе труда сотрудник смотрит на свои задачи сквозь призму оптимизации и в какой-то момент приходит озарение. И порой на реализацию идей да, будет уходить в среднем по 25 минут в день. Правда и мозговые штурмы никто не отменял!

  Очень помогает данному подходу естественная ротация сотрудников в период отпусков. Задача руководителя – сделать акцент на улучшениях и не забыть провести опрос после.

• Слайд № 9

  Коллеги, на этом у меня всё!

  Всем Удачи в делах и Спасибо за внимание!

  Готов ответить на Ваши вопросы!

  И буду очень признателен за обратную связь и, если Вы поделитесь своим опытом в данной области!